ARTIKEL | Odysseus

Odysseus hade ett mål. Besättningen behövde rätt förutsättningar.

Tydliga regler och goda intentioner räcker inte när tid, mandat, information, kunskap, resurser eller stöd saknas.

KÄRNIDÉ

Rätt beteende måste också vara möjligt. När människor återkommande misslyckas bör vi inte bara fråga vad de borde göra, utan vilka förutsättningar som gör rätt handling möjlig.

Det är lätt att göra Odysséen till historien om en hjälte.

Men Odysseus är inte ensam på båten.

Och ibland tycker jag att besättningen är minst lika intressant.

En kristallklar regel i usla förutsättningar

I filmen kommer det en punkt där besättningen vet precis vad de inte får göra: rör inte Helios boskap.

Regeln är kristallklar.

Förutsättningarna är däremot usla.

De är strandsatta, hungriga och pressade. Till slut gör de det de blivit tillsagda att inte göra.

Det går förstås att sammanfatta det som att de borde ha följt instruktionen.

Men jag tycker att den mer intressanta frågan är: vilka förutsättningar krävs för att människor faktiskt ska kunna göra rätt när situationen blir svår?

Rätt beteende måste också vara möjligt

Det där känner jag igen från organisationer.

Vi beskriver processen. Vi utbildar. Vi förklarar vad människor ska göra. Vi skickar kanske en påminnelse eller två.

När det ändå inte fungerar börjar vi ganska snabbt prata om motivation, ansvar och följsamhet.

Men ibland går det inte att utbilda bort problemet.

Människan saknar tid. Eller mandat. Eller rätt information. Eller kunskap. Eller resurser. Eller ett rimligt sätt att hantera situationen när standardprocessen inte längre passar.

Då räcker det inte att instruktionen är tydlig.

Rätt beteende måste också vara möjligt.

Hinder är inte alltid individens ansvar

Det här ligger nära samma gräns som i resonemanget om Ithaka och handlingskraft: vi ska vara försiktiga med att göra strukturella hinder till personliga brister.

Om en medarbetare saknar mandat är lösningen inte automatiskt mer motivation. Om informationen ligger i fel system är lösningen inte nödvändigtvis en ny utbildning. Om processen kräver mer tid än rollen faktiskt har hjälper ytterligare en påminnelse ganska lite.

Fogg Behavior Model ger ett användbart kompletterande perspektiv: beteende påverkas inte bara av motivation utan också av hur möjligt eller enkelt beteendet faktiskt är i situationen.

Det gör en praktisk checklista relevant: finns tid, information, kunskap, mandat, verktyg, stöd och en väg för undantag?

System är ett sätt att skapa rätt förutsättningar

Det betyder inte att lösningen alltid är ett nytt IT-system.

Ett fungerande organisatoriskt system kan bestå av tydliga roller, rätt information, rimliga beslutsmandat, resurser, stöd, eskalering och teknik som tar bort onödigt arbete.

Digitala system blir värdefulla när de hjälper till att bära den komplexiteten så att användaren inte behöver göra det.

Rätt information kan komma till rätt roll vid rätt tidpunkt. Återkommande moment kan automatiseras. Avvikelser kan synliggöras. Och när standardvägen inte fungerar kan det finnas en tydlig väg vidare.

Det är en annan sak än att bygga fler formulär, fler approvals och fler steg.

Bra människor kan kompensera länge

Boken Built to Last använder uttrycket clock building, not time telling: bygg en förmåga som fortsätter fungera, inte bara ett beroende av den person som råkar kunna ge rätt svar.

Det passar även här.

Skickliga människor kan kompensera för dåliga förutsättningar länge. De hittar genvägar, svarar på frågor, räddar situationer och arbetar runt systemen.

Problemet är att organisationen då skalar genom deras extra ansträngning.

Det är en dyr strategi.

Hur vi tänker på det i Bizpart

För Bizpart betyder det att vi försöker utgå från vad människor faktiskt behöver för att kunna agera i sin roll, inte bara från vilken information de borde ha tagit del av.

Det kan handla om kunskap och lärande, men lika gärna om mandat, rätt nästa steg, data från andra system, automation, stöd från en annan roll eller en signal om att standardflödet inte längre passar.

Målet är inte att ta bort allt ansvar från individen.

Målet är att inte bygga situationer där vi först gör rätt beteende orimligt svårt och sedan kallar resultatet för bristande motivation.

En process som bara fungerar när allt går enligt plan är ungefär som en brandplan som fungerar utmärkt så länge det inte brinner.

Underlag och avgränsning

Artikeln använder scenen med Helios boskap som pedagogisk bild för konflikten mellan tydliga regler och svåra förutsättningar. Den är inte ett empiriskt bevis för modern organisationsteori.

Rätt förutsättningar betyder inte att alla krav ska tas bort. Vissa regler, begränsningar och kontroller är nödvändiga. Poängen är att organisationen behöver göra legitima krav praktiskt möjliga att följa.

Källor

• Collins, J. C. och Porras, J. I. (1994). Built to Last: Successful Habits of Visionary Companies. HarperBusiness. 'Clock building, not time telling' används som systemprincip.
• Bizparts modell- och teoribank om Fogg Behavior Model, Hope Theory, beteendedesign och strukturella förutsättningar.
• Homeros. Odysséen, episoden om Helios boskap. Berättelsen används pedagogiskt, inte som empiriskt stöd för modern organisationsdesign.