KUNDCASE

I 20 år har Bizpart hållit verksamhetskritisk kunskap sammand

Ett globalt industriföretag har i 20 år använt Bizpart för att hantera sina Corporate Standards och Corporate Guidelines för interna och externa användare världen över.

När information måste gå att lita på

I en global organisation är tekniska standarder och riktlinjer mer än dokument. De påverkar hur människor arbetar, vilka krav som ska följas och vilken information interna och externa parter utgår från.

När informationen används av många roller, funktioner och marknader uppstår snabbt kritiska frågor:

• Vilken version gäller?
• Vem ansvarar för innehållet och vem får ändra det?
• Vem ska granska och godkänna en förändring?
• Vilka användare ska se vilken information?
• Hur hittar rätt person rätt information utan att känna till hela dokumentstrukturen?
• Hur uppmärksammas berörda användare när något viktigt förändras?

Det är den typen av helhet Bizpart hanterar.

20 år

Användning

10 000+

interna och externa användare

ca 1 000

Användare per månad

ca 6 000

dokumentvisningar per månad

En plattform för hela dokumentets livscykel

Bizpart används som den digitala plattformen kring organisationens standarder och riktlinjer. Dokument behandlas inte bara som filer i ett bibliotek. De hanteras som strukturerad och styrd information med ansvar, metadata, behörigheter, revisionshistorik, granskning och publicering.

Skapa → Granska → Godkänna → Publicera → Hitta → Använda → Uppdatera

Så används Bizpart i lösningen

Strukturerat innehåll

Standarder och riktlinjer skapas och hanteras i en tydlig struktur med bland annat kapitel, dokumenttyper, metadata och taggar.

Review och approval

Redaktörer kan arbeta med innehållet medan definierade roller granskar och godkänner förändringar före publicering.

Revisioner och spårbarhet

Major och minor revisions, revisionskommentarer och historik gör det möjligt att följa hur information förändras över tid.

Roller och behörigheter

Olika användargrupper får tillgång till rätt innehåll och rätt funktioner utifrån roll, organisation och behov.

Sök och navigering

Kategorisering, metadata, taggar och sökfunktioner hjälper användarna att hitta rätt standard utan att först behöva veta var den ligger.

Kommunikation och uppdateringar

Prenumerationer, notifieringar, riktad kommunikation och automation kan användas för att uppmärksamma berörda användare när information förändras.

Onboarding, stöd och kunskap

Informationen kan kopplas till introduktion, hjälp, video, utbildning, quiz och certifiering när det inte räcker att bara göra innehållet tillgängligt.

Från dokumenthantering till kunskapsstyrning

En traditionell dokumentlösning svarar ofta främst på frågan: Var ligger dokumentet?

Bizpart kan hantera en större kedja. Är informationen rätt? Vem ansvarar för den? Vem behöver den? Har rätt person hittat den? Har förändringar kommunicerats? Behöver användaren ytterligare stöd för att kunna använda informationen?

Det gör dokumentationen till en aktiv del av verksamheten, inte bara till ett arkiv.

CONTROL

• Ägarskap
• Revision
• Review och approval
• Behörighet

REACH

• Sök och kategorisering
• Prenumerationer
• Notifieringar
• Automation

UNDERSTAND

• Onboarding och hjälp
• Video och utbildning
• Quiz
• Certifiering

Det starkaste beviset är tiden

Det här caset bygger inte på uppskattade procentsiffror eller verksamhetsresultat som inte har mätts. Det finns ett annat, mycket konkret bevis: kunden har använt Bizpart i 20 år.

Under den tiden har teknik, säkerhetskrav, informationsmängder och användarnas förväntningar förändrats. Behovet av att hålla verksamhetskritisk information korrekt, strukturerad, tillgänglig och användbar har bestått.

Bizpart har fortsatt vara plattformen som stödjer det arbetet.

När information är verksamhetskritisk räcker det inte att den finns. Den måste vara rätt, nå rätt personer och kunna användas i praktiken.

Struktur som gör viktig kunskap användbar

När en organisation växer ökar också mängden information, människor, roller och beroenden. Mer information löser inte automatiskt problemet. Det avgörande är att rätt information kan hållas aktuell och nå rätt person när den behövs.

Det är vad Bizdoc är byggt för.

Own your standards. Scale with structure.

Vill ni få bättre kontroll över verksamhetskritisk kunskap?

Bizpart kan hjälpa er att strukturera hela flödet kring standarder, riktlinjer, processer och annan kunskap som människor behöver kunna använda i sitt arbete.

Läs mer: Bizdoc som dokument- och kunskapsnav

Prata med oss om Bizdoc.

Kontakta oss, så visar vi hur.

Martin Bråkenhielm
martin@bizpart.com
+46 705 41 09 41

Camilla Bråkenhielm
camilla@bizpart.com
+46 706 91 56 65

Petter Brink
petter@bizpart.com
+46 768 37 99 28