KUNDCASE

Läxhjälpen: från många separata system till en gemensam digital grund

På två månader implementerade vi tillsammans med Stiftelsen Läxhjälpen en gemensam digital helhetslösning för en nationell verksamhet med över 100 skolor och över 600 anställda, med mycket liten belastning på Läxhjälpens organisation.

”Vi lanserar inte ett nytt system idag. Vi lanserar ett enklare sätt att arbeta tillsammans.”

En nationell organisation med många människor, roller och relationer

Stiftelsen Läxhjälpen grundades 2007 och erbjuder strukturerad och kostnadsfri läxhjälp för elever som behöver extra stöd för att klara grundskolan. I dag finns Läxhjälpen på över 100 skolor runt om i Sverige, i större städer, på mindre orter och i glesbygd. Verksamheten bedrivs både fysiskt på skolorna och digitalt.

Skalan är betydande. Under läsåret 2024/2025 hade Läxhjälpen 2 175 elevplatser i 145 grupper på 102 samarbetsskolor i 39 kommuner. Samma år arbetade 650 anställda högskolestudenter som läxhjälpare. Eleverna träffar sina läxhjälpare återkommande under läsåret och kan få upp till 250 timmar studiestöd per elev.

Bakom varje grupp finns samtidigt en organisation som ska få helheten att fungera. Ledning och administration arbetar tillsammans med regionchefer och koordinatorer, läxhjälpare och inhoppare. Därtill kommer elever, vårdnadshavare, skolkontakter och bidragsgivare, alla med olika informationsbehov och olika roller i samma verksamhet. Läxhjälpen driver dessutom både fysiska och digitala aktiviteter och event. 

Karin berättar om Läxhjälpen

Utmaningen: digitalt, men inte sammanhållet

När en verksamhet med den här skalan ska rekrytera och introducera medarbetare, bemanna grupper, planera pass, följa elevernas progression, kommunicera med skolor och vårdnadshavare, hantera tid och utlägg samt återrapportera resultat uppstår ett stort antal återkommande informationsflöden. Varje del behöver fungera, men framför allt behöver delarna fungera tillsammans.

Precis som i många organisationer hade de digitala lösningarna vuxit fram steg för steg. Nya behov hade fått nya verktyg. Varje verktyg löste sin del, men helheten innebar fler systembyten, fler överlämningar och mer information som behövde hållas samman mellan olika platser.

Problemet var alltså inte brist på digitalisering. Tvärtom. Utmaningen var att digitaliseringen hade blivit fragmenterad. När verksamheten växer blir kostnaden för den fragmenteringen allt tydligare: mer koordinering, fler manuella moment, svagare överblick och en risk att administrationen växer i takt med verksamheten.

Från separata verktyg till en gemensam digital grund

Den nya lösningen, Nya Läxloggen, samlar processer som tidigare var fördelade över flera separata system och verktyg. I en gemensam lösning hanteras bland annat kontakt- och verksamhetsinformation, enkäter och uppföljning, samarbete och kommunikation, onboarding och lärande, schema och tidrapportering, attest och utlägg, digital signering samt webbplats och publicering.

Det viktiga är inte bara att antalet system minskar. Det verkliga värdet uppstår när information, roller, kommunikation och arbetsflöden kan hänga ihop genom hela processen. Data kan återanvändas i flera steg, en händelse kan starta nästa aktivitet och varje användare kan möta det som är relevant för just den rollen, utan att information behöver flyttas manuellt mellan fristående verktyg.

Vad vi byggde tillsammans

Vi började inte med en funktionslista. Vi började med hur Läxhjälpen faktiskt arbetar, var information byter ägare, vilka moment som kräver handpåläggning och vad olika roller behöver för att kunna göra sitt arbete enklare. Därefter översatte vi behoven till en gemensam, rollbaserad struktur.

Nya Läxloggen är byggd för att hålla ihop bland annat:

• Användare, roller, grupper, skolor och behörigheter.
• Onboarding, utbildning och kompetensutveckling.
• Schema, pass, tidrapportering, attest och utlägg.
• Kommunikation med elever, vårdnadshavare och skolkontakter.
• Enkäter, statistik, dashboards och uppföljning.
• Automatiska flöden, påminnelser och utskick.
• Digital Målbok, progression och gamification.
• Elevkontrakt, överenskommelser och digital signering.
• Webbplats och innehåll som en del av samma digitala grund.
• Fysiska och digitala event med möjlighet att knyta ihop information, deltagande och uppföljning.

Ett arbetssätt för hela organisationen

En helhetslösning är bara en förenkling om den också gör vardagen enklare för den enskilda användaren. Det blir särskilt viktigt i en organisation med över 500 anställda och verksamhet på över 100 skolor. Därför är rollstyrningen central. Ledning och administration kan få överblick och uppföljning. Regionchefer och koordinatorer kan arbeta med grupper, läxhjälpare, pass, attest och kommunikation i samma sammanhang. Läxhjälpare och inhoppare kan få relevant information, introduktion, schema och uppgifter utan att behöva förstå hela systemets komplexitet.

Samma grund kan samtidigt stödja elevernas progression, kommunikationen med vårdnadshavare och skolkontakter samt de underlag som behövs för bidragsgivare. På så sätt knyts fler delar av verksamheten ihop utan att alla användare behöver se eller hantera samma saker.

Två månader från beslut till implementation

En central del av caset är själva genomförandet. Implementationen genomfördes på två månader och med mycket liten belastning på Läxhjälpens organisation. För en lösning som berör så många roller, processer och tidigare system var genomförandet i sig en viktig framgångsfaktor.

Vårt ansvar var inte bara att konfigurera teknik. Vi drev arbetet från verksamhetsbehov till konkret lösning: förstå arbetssätten, strukturera och prioritera behoven, översätta dem till digitala flöden, testa och justera. Läxhjälpens nyckelpersoner kunde fokusera på de beslut och den verksamhetskunskap som bara de kunde bidra med, samtidigt som vi höll ihop genomförandet.

Värdet skapas mellan funktionerna

Det centrala värdet ligger inte i varje funktion för sig, utan i att de kan dela samma struktur för roller, information och arbetsflöden. Det skapar bättre förutsättningar för en stor och geografiskt spridd organisation att arbeta enhetligt och fortsätta utvecklas utan att komplexiteten behöver öka i samma takt.

• Färre separata system. Konsolidering ger möjlighet att minska licenser, integrationer, förvaltning och leverantörskomplexitet.
• Mindre dubbelarbete. När data kan användas genom flera steg minskar behovet av att registrera, kontrollera och flytta samma information mellan olika verktyg.
• Smartare arbetsflöden. Påminnelser, utskick och nästa steg kan automatiseras i stället för att vara beroende av manuella rutiner och personminne.
• Bättre överblick. Uppföljning kan ligga närmare den data som skapas i det dagliga arbetet och göras relevant för olika roller.
• Lägre komplexitet när organisationen växer. Nya behov kan i större utsträckning byggas vidare på samma grund i stället för att automatiskt skapa ytterligare ett fristående system.
• Mer tid för kärnuppdraget. När administration och koordinering minskar skapas bättre förutsättningar för Läxhjälpen att lägga mer tid och kraft på eleverna.

Vår roll: utvecklingspartner, inte bara teknikleverantör

Det här är inte ett klassiskt ”vi byggde ett nytt system”-case. Tekniken är en viktig del, men den stora förflyttningen handlar om hur arbetet hänger ihop. Vår roll är därför bredare än att leverera en plattform.

Vi hjälper Läxhjälpen att förstå vilka problem som är viktigast att lösa, hur processer bör hänga ihop, vilken information som ska följa användaren, vad som kan automatiseras och hur lösningen bör utvecklas över tid. När verkliga användare ger feedback är uppgiften inte bara att ändra en skärm. Vi behöver förstå vad feedbacken säger om arbetssättet bakom skärmen.

Det gör den gemensamma plattformen till mer än ett slutmål. Den blir en digital grund för fortsatt verksamhetsutveckling, där nya behov kan prioriteras och byggas vidare utan att Läxhjälpen behöver börja om med ett nytt fristående system varje gång.

En gemensam digital grund för människor, information och arbetsflöden. Enklare att arbeta i dag och bättre förutsättningar att utvecklas och skala över tid.

Lösningen skapar sammanhängande flöden för olika roller och situationer, från onboarding och kommunikation till uppföljning och lärande: Lärresor och journeys 

Läs mer →

Läs mer om hur AI kan användas för guidning och relevanta rekommendationer: AI-guide och rekommendationer 

Läs mer →

Vill ni se hur Bizpart kan skapa värde i er verksamhet?

Kontakta oss, så visar vi hur.

Martin Bråkenhielm
martin@bizpart.com
+46 705 41 09 41

Camilla Bråkenhielm
camilla@bizpart.com
+46 706 91 56 65

Petter Brink
petter@bizpart.com
+46 768 37 99 28