Lösningar

Att ta fram något bra
är bara början.

Ni kan ha tagit fram en metod, ett nytt arbetssätt eller en förändring. Värdet uppstår först när människor förstår, använder och fortsätter använda det i vardagen.

Det verkliga arbetet börjar när det ni har skapat ska nå rätt människor, fungera för olika roller och situationer, rullas ut till fler verksamheter och fortsätta vara aktuellt när något förändras.

Bizpart · Från kunskap till handling, olika roller och situationer, från pilot till skala, förändring över tid

Det räcker inte att skapa. Det måste fungera i vardagen och fortsätta fungera när något förändras. 

llustrera förflyttningen från framtagen metod eller arbetssätt till faktisk användning, lärande, förändring och skalning. Undvik produktgränssnitt här. Bizpart introduceras längre ned.

01 · Först: problemet Det räcker inte att ta fram något bra.

Oavsett om ni är ett företag eller en organisation är utmaningen densamma: det räcker inte att ta fram något bra. Det måste bli begripligt, användbart och möjligt att hålla levande när fler människor och verksamheter berörs.

Att ha något bra framtaget

Metoden, arbetssättet eller innehållet kan vara testat, dokumenterat och tillgängligt. Det betyder fortfarande inte att rätt personer hittar det, förstår det eller använder det i rätt situation.

Att skapa verklig förändring

Människor behöver veta vad de ska göra annorlunda, få rätt stöd när det behövs och kunna fortsätta även när nya personer, verksamheter och förändringar tillkommer.

Den första utgångspunkten

Det ni skapar får sitt värde först när det används.
Om vi är överens om det blir nästa fråga betydligt mer intressant.

Nästa fråga

Hur ser ni till att fler människor tar till sig, förstår och faktiskt börjar använda det ni vill få att hända?

02 · I vardagen Det måste fungera för olika människor i olika situationer.

En metod kan vara tydlig på papper. Ett arbetssätt kan fungera i en pilot. Men verkligheten börjar först när olika människor ska använda det i sin egen vardag.

Då räcker det sällan med en generell introduktion eller en plats där allt material finns. En ny person behöver något annat än en erfaren. En ledare behöver annat stöd än en deltagare. Det som behövs före en aktivitet skiljer sig från det som behövs mitt i situationen eller sex månader senare.

Olika roller

Deltagare, ledare, chefer, samordnare och styrelseledamöter behöver olika information, ansvar och nästa steg.

Olika situationer

Introduktion, förberedelse, genomförande, uppföljning och repetition ställer olika krav på stödet.

Olika erfarenhet

Den som möter arbetssättet för första gången behöver en annan ingång än den som redan använder det regelbundet.

Olika nästa steg

Målet är inte bara att människor ska veta mer. De behöver förstå vad de ska göra annorlunda i en verklig situation.

En viktig kontrollfråga

Vad behöver varje person kunna förstå eller göra annorlunda efter att ha tagit del av det ni skapar?

03 · När några blir många Det som fungerar nära projektgruppen blir en annan uppgift i större skala.

Med några få personer eller verksamheter går mycket att lösa genom direktkontakt. Projektgruppen kan introducera, svara på frågor, följa upp och påminna. När fler verksamheter ansluter behöver samma kvalitet kunna upprätthållas utan att den manuella insatsen växer lika snabbt.

Fler verksamheter

Det som projektgruppen kan bära manuellt i tre piloter blir svårt när 30 eller 100 verksamheter ska arbeta på liknande sätt.

Fler lokala variationerr

En gemensam grund behöver kunna kombineras med lokala behov utan att arbetssättet tappar sin kärna.

Mer samordning

Introduktion, stöd, uppföljning och kommunikation behöver bli mer strukturerade när fler ansluter.

Behov av överblick

Den centrala organisationen behöver se var det fungerar, var människor fastnar och var mer stöd eller förändring behövs.

Ägarskap och överblick

Det ni skapar får sitt värde först när det används.
Om vi är överens om det blir nästa fråga betydligt mer intressant.

ÄGARSKAP OCH ÖVERBLICK

Någon behöver kunna se helheten utan att ta över det lokala arbetet.

När flera verksamheter arbetar med samma grund behöver det finnas ett tydligt ägarskap. Den centrala organisationen behöver kunna hålla ihop gemensamt innehåll, förändringar och uppföljning, samtidigt som lokala ansvariga kan arbeta med sin del.

Centralt

Äga kärnan, publicera gemensamt material, styra förändringar och se hur utrullningen utvecklas.

Lokalt

Ha en egen yta, arbeta med lokala aktiviteter och följa upp de personer och moment man ansvarar för.

Tillsammans

Se var information når fram, var arbetssättet används och var någon behöver agera för att få nästa steg att hända.

Pilot

Några få

Projektgruppen kan vara nära och lösa mycket personligen.

Utrullning

Fler roller och platser

Introduktion, stöd och uppföljning behöver bli mer strukturerade.

Skala

Många verksamheter

Arbetssättet måste kunna bära en stor del av sig självt och samtidigt ge central överblick.

Frågan som ofta kommer för sent

Hur ska ni se att arbetssättet sprider sig, och kunna upptäcka var det fastnar?

04 · När arbetssättet förändras Förändringar behöver kunna rullas ut kontrollerat.

När ett arbetssätt väl används kommer det att utvecklas. Då räcker det inte att uppdatera ett dokument. Ni behöver kunna styra vilka som berörs, vad som ska ändras, när förändringen ska börja gälla och hur ni följer att den får genomslag.

I en organisation med flera roller och verksamheter kan olika grupper behöva få förändringen vid olika tidpunkter, med olika information och olika krav på nästa steg. Det gör själva utrullningen till något som behöver designas och följas upp.

01 • Vad har förändrats?

Gör tydligt vad som är nytt, borttaget eller justerat och vilken version som gäller.

2 • Vem berörs?

Rikta förändringen till rätt roller, grupper eller verksamheter i stället för att skicka samma information till alla.

3 • Hur ska det rullas ut?

Bestäm när olika delar ska få förändringen, vilket stöd som behövs och om vissa steg ska ske i en bestämd ordning.

4 • Hur vet ni att det fungerar?

Följ att informationen nått fram, att relevanta moment genomförts och att den nya versionen används i praktiken.

När verksamheten växer

Hur säkerställer ni att rätt version, rätt information och rätt nästa steg når rätt människor när arbetssättet förändras?

05 · Innan vi pratar system Designa användningen, inte bara innehållet.

Innan ni bestämmer format, kanal eller teknik behöver själva användningen bli tydlig. Det påverkar hur innehållet bör struktureras, vilket stöd som behövs, hur förändringar ska nå fram och vad som faktiskt är viktigt att följa.

En metod som någon ska läsa en gång behöver utformas på ett sätt. Ett arbetssätt som ska användas återkommande av flera roller i olika situationer behöver något annat.

01 • Vilka berörs?

Identifiera roller och målgrupper, inte bara en generell användare.

2 • Vad ska bli annorlunda?

Vilka beteenden, beslut eller aktiviteter vill ni faktiskt se?

3 • När behövs stöd?

Före, under och efter vilka situationer behöver människor hjäl?

4 • Vad behöver de förstå?

Vilken kunskap måste finnas för att personen ska känna sig trygg att agera?

5 • Hur ser nästa steg ut?

Gör vägen från information till handling tydlig och konkret.

6 • Hur vet ni att det fungerar?

Gör vägen från information till handling tydlig och konkret.

7 • Hur hålls det aktuellt?

Gör vägen från information till handling tydlig och konkret.

Först när detta är tydligt

...är det meningsfullt att prata om hur stödet ska byggas.

Frågan är alltså inte i första hand vilket system ni ska ha. Frågan är hur människor behöver få stöd genom hela resan, hur förändringar ska nå fram och vad som krävs för att det ska fungera när fler ansluter.

06 • Gör frågorna konkreta Hur ser användarresan ut hos er?

Det går att börja långt innan ni vet exakt vilken lösning ni behöver.

Beskriv kort vad ni försöker införa, utveckla eller förändra. Bizpart Guide kan hjälpa er att strukturera vilka människor som berörs, i vilka situationer stödet behövs, vilka beteenden ni vill skapa och var det finns risk för friktion när ni går från pilot till bredare användning.

Bizpart Guide

Utforska ert upplägg innan ni väljer lösning.
Få en första strukturerad bild av målgrupper, situationer, behov och möjliga nästa steg. Resultatet blir ett underlag för fortsatt diskussion, inte en färdig systemrekommendation.

Utforska ert upplägg med Bizpart Guide →

 

07 · Från behov till användning Sju delar som hjälper ett nytt arbetssätt att börja leva.

När behovet och användningen är tydliga går det att strukturera stödet. Delarna nedan beskriver inte ett färdigt systempaket, utan de frågor som behöver hanteras från första användning till bredare utrullning.

Exemplet följer en organisation som utvecklar ett nytt arbetssätt i några pilotverksamheter och sedan vill ta det vidare till fler. Samma logik kan användas i andra typer av organisationer och förändringsinitiativ.
 

Från behov till användning 

01 · Utveckla Designa för hur arbetssättet ska användas.

Utgå från vilka människor som berörs, i vilka situationer de möter arbetssättet och vad de behöver kunna göra annorlunda. Det gör att metod, innehåll och stöd kan utvecklas tillsammans.

I VÅRT EXEMPEL

Redan i pilotfasen tydliggör organisationen vad deltagare, ledare och samordnare behöver före, under och efter de situationer där det nya arbetssättet ska användas.

02 · Introducera Gör det begripligt för varje roll.

Olika människor behöver förstå olika saker. En tydlig start hjälper var och en att förstå varför arbetssättet finns, vad som förväntas och vilket nästa steg är.

I VÅRT EXEMPEL

En ny deltagare får en enkel ingång till sin roll. En ledare får det som behövs för att kunna stötta. En samordnare ser vilka som kommit igång.

03 · Aktivera Gå från information till handling.

Koppla kunskapen till ett konkret nästa steg. Det kan vara en aktivitet, en uppgift, en reflektion, ett beslut eller något annat som gör att personen börjar använda arbetssättet i praktiken.

I VÅRT EXEMPEL

Efter introduktionen gör deltagaren något konkret kopplat till nästa verkliga situation, i stället för att bara läsa mer material.

04 · Stödja Ge rätt stöd när situationen uppstår.

Kunskap som finns någonstans räcker inte alltid. Stödet behöver vara tillgängligt när en fråga, ett beslut eller en aktivitet faktiskt ska genomföras.

I VÅRT EXEMPEL

Inför nästa aktivitet hittar varje roll det material, den vägledning och de kontaktvägar som är relevanta just då.

05 · Följa upp Se användningen, inte bara publiceringen.

Följ vad som händer efter att materialet är framtaget. Vilka har kommit igång? Vad genomförs? Var stannar processen? Vilka frågor återkommer? Det ger underlag för både stöd och beslut.

I VÅRT EXEMPEL

Samordnaren kan se vilka verksamheter och roller som har kommit igång och var det behövs mer stöd.

06 · Förbättra Förbättra och håll arbetssättet aktuellt.

Återkoppling och användningsdata visar vad som är tydligt, vad som saknas och vad som skapar friktion. När arbetssättet förändras behöver rätt personer också få veta vad som är nytt, vilket material som gäller och om något ska göras annorlunda.

I VÅRT EXEMPEL

Om flera verksamheter fastnar på samma punkt kan innehåll, stöd eller process justeras. När ändringen är klar kan rätt roller informeras och den nya versionen följas i nästa omgång.

07 · Skala Ta det som fungerar vidare utan att supporten växer lika snabbt.

När fler ansluter behöver centrala delar kunna återanvändas samtidigt som lokala behov får plats. Målet är att arbetssättet ska bli lättare att ta vidare, inte mer beroende av projektgruppen.

I VÅRT EXEMPEL

Nya verksamheter får en beprövad grund, medan den centrala organisationen kan följa spridning, aktivitet och var utrullningen behöver stöd.

Frågan som ofta kommer för sent

Tänk hela användningen först.
Välj teknik efter behovet.

08 · Där kommer Bizpart in

Gör stödet sammanhängande, mätbart och möjligt att skala.

Bizpart är en digital plattform och ett arbetssätt för att omsätta den här designen i praktiken. Vi hjälper er att skapa ett sammanhängande stöd runt det människor faktiskt ska göra, med olika ingångar för olika roller och med möjlighet att följa hur användningen utvecklas.

Det betyder inte att allt måste byggas eller införas samtidigt. När problemformuleringen är tydlig kan ni börja där nyttan är störst och utveckla stödet i takt med att behoven blir tydligare.

Introduktion, lärande och certifiering

Rollbaserade resor, kunskap, tester, progression och vid behov certifiering av viktiga moment.

Aktiviteter och arbetsflöden

Nästa steg, uppgifter, processer och återkommande moment.

Stöd och vägledning

Guider, checklistor, AI-stöd och hjälp i rätt situation. 

Kommunikation och förändringar

Rätt information till rätt roller när något nytt introduceras eller ett befintligt arbetssätt förändras, med möjlighet att följa att informationen når fram.

Feedback och uppföljning

Frågor, status, återkoppling, aktivitet och progression.

Skalbar struktur

Roller, återanvändbara upplägg, automation och integrationer.

Den centrala organisationen kan få överblick över exempelvis:

• vilka verksamheter som har kommit igång
• var introduktion eller aktiviteter stannar
• återkommande frågor och feedback
• vilka förändringar som nått rätt roller och verksamheter
• vilka verksamheter eller grupper som har tagit del av en förändring

• vilka roller som är aktiva
• vilket stöd som används
• var utrullningen behöver extra insatser
• hur gemensamt material och lokala delar används
• var lokala ansvariga behöver följa upp

0emensamt där det ska vara gemensamt. Lokalt där det behöver vara lokalt.

En struktur för både central styrning och lokalt ansvar.

Bizpart kan samla den gemensamma grunden och samtidigt ge olika verksamheter, grupper eller enheter egna ytor och ansvar. På så sätt kan huvudorganisationen styra kärninnehåll och förändringar utan att allt lokalt arbete måste hanteras centralt.

Ett exempel från verklig verksamhet

Stiftelsen Läxhjälpen

Färre system. Mer sammanhang.

I Läxhjälpens nationella verksamhet på över 100 skolor har centrala delar samlats i en gemensam digital grund. Olika roller får stöd för aktiviteter, kommunikation och uppföljning.

Så kommer vi igång tillsammans.

Vi börjar inte med en lista över funktioner. Vi börjar med det ni vill få att hända: vilka människor som berörs, i vilka situationer de behöver stöd, vilka beteenden ni vill skapa, hur förändringar ska nå fram och hur ni vill kunna följa utvecklingen.

Därefter väljer vi ett första konkret område och sätter upp det stöd som behövs. Det kan vara en introduktion, ett återkommande arbetssätt, stöd runt en aktivitet eller uppföljning mellan flera verksamheter. När ni ser vad som fungerar kan lösningen utvecklas vidare utan att ni behöver börja om.

Stiftelsen Läxhjälpen, Läxhjälpare. 

Vill ni se hur Bizpart kan skapa värde i er verksamhet?

Kontakta oss, så visar vi hur.

Martin Bråkenhielm
martin@bizpart.com
+46 705 41 09 41

Camilla Bråkenhielm
camilla@bizpart.com
+46 706 91 56 65

Petter Brink
petter@bizpart.com
+46 768 37 99 28